Le 22/10/2007

MINISTERE DU BUDGET, DES COMPTES PUBLICS
ET DE LA FONCTION PUBLIQUE

CONVENTION DE PARTENARIAT
« Demande d’actes d’état civil»

Entre,

La Direction générale de la modernisation de l’État, dénommé le gestionnaire, représenté par son directeur,

d’une part, 

Et,

La commune de ______ ci-après dénommé le Partenaire, représenté par son maire, d’autre part,

ci après dénommés conjointement les Parties

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Créée par décret n° 2005-1792 du 30 décembre 2005 la direction générale de la modernisation de l'État est un service du ministère du budget, des comptes publics et de la fonction publique.

La direction générale de la modernisation de l'État a pour mission de coordonner, d'aider et d'inciter, au niveau interministériel, les administrations en vue de moderniser les modes de fonctionnement et de gestion de l'État pour améliorer le service rendu aux usagers, contribuer à une utilisation plus performante des deniers publics et mobiliser les agents publics.
Elle propose les mesures tendant à la dématérialisation des procédures administratives et à l'interopérabilité des systèmes d'information.
Dans le cadre de ses attributions, la DGME met en œuvre un téléservice de demande d’actes d’état civil dont l’objectif est de simplifier les démarches actuelles des usagers auprès des officiers publics compétents et participant au service.

Ce téléservice, accessible par internet à travers un point d’accès unique, permet aux citoyens de renseigner un formulaire normalisé de demande d’actes d’état civil et de transmettre la demande à la commune concernée pour traitement.

Ce téléservice est porteur de nombreux enjeux. Outre la simplification de la démarche de l’usager, le dispositif permet de faciliter le travail des agents par l’intégration directe, à terme, des informations dans les outils de gestion dédiés.

1.	Objet de la convention
		
		La présente convention a pour objet de définir les conditions de collaboration entre le Gestionnaire du Service et le Partenaire pour la mise en œuvre d’un service destiné à enregistrer les demandes d’actes d’état civil des usagers, ci-après dénommé le Service, et à transmettre ces demandes au Partenaire habilité à délivrer les actes.

Le Service se présente sous la forme d’une plateforme accessible par internet permettant notamment de recueillir de l’usager les informations exigées par le décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l'état civil pour l’obtention d’actes d’état civil avec ou sans filiation. Le Service est offert gratuitement à l’usager, hors coût de connexion et d’équipement. Les conditions techniques de mise en œuvre du Service sont définies à l’annexe 1.

2.	Rôle et engagements du Gestionnaire du Service
		
	2.1	Le Gestionnaire du Service met en oeuvre le Service au moyen duquel l’usager renseigne les informations nécessaires pour l’obtention d’un acte d’état civil. Le Gestionnaire du Service présente aux usagers tous les éléments d’information nécessaires pour l’utilisation de ce service.
		
	2.2	Le Gestionnaire du Service s’engage à respecter les obligations de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, notamment celles relatives à l’accusé de réception des demandes des usagers.
		
	2.3	Le Gestionnaire du Service est responsable des informations traitées par le Service et, à ce titre, s’engage à respecter les obligations inhérentes à ce traitement, notamment celles relevant des articles 38 à 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique aux fichiers et aux libertés. Elle s’engage à ne pas commercialiser les données reçues et à ne pas les communiquer à des tiers en dehors des cas prévus par la loi.
		
	2.4	Le Service transmet toute information nécessaire au Partenaire pour le traitement de la demande des usagers, dans la limite des informations que ce Partenaire est habilité à traiter. Les demandes des usagers sont mises en forme par le Service puis mises à disposition ou transmises au Partenaire selon les modalités et la périodicité précisées à l’annexe 1.
		
	2.5	Le Service est accessible 24 heures/24 et 7 jours/7, hors période de maintenance. En cas de dysfonctionnement ou d’indisponibilité, le Gestionnaire du Service s’engage à prendre toutes les mesures permettant la reprise normale du Service, et à en tenir informé le Partenaire. Pour les besoins de maintenance du Service, le Gestionnaire du Service se réserve la possibilité de suspendre temporairement son fonctionnement ; elle en tient informé le Partenaire.
		
	2.6	Le Gestionnaire du Service s’engage à assurer le suivi et l’évaluation de l’utilisation du Service, et à communiquer les résultats obtenus au Partenaire. Le Gestionnaire du Service s’engage à rendre accessibles les documents d’information et les statistiques d’utilisation du Service au Partenaire. La méthode et les critères d’évaluation du service seront définis par le comité de pilotage mentionné à l’article 6.

3.	Rôle et engagements du Partenaire
		
	3.1	Le Partenaire est responsable des traitements qu’il opère sur les données reçues au moyen du Service et, à ce titre, s’engage à respecter les obligations inhérentes à ce traitement, notamment celles prévues par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Il s’engage à ne pas commercialiser les données reçues, à ne pas les communiquer à des tiers en dehors des cas prévus par la loi, et assure la conformité de son traitement vis-à-vis des formalités préalables obligatoires auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

	3.2	Dès lors qu’il a pris connaissance ou reçu les demandes des usagers transmises par le Service, le Partenaire s’engage à tout mettre en œuvre pour assurer leur traitement effectif dans un délai de 72 heures. 
		
	3.3	Dès lors qu’il a pris connaissance ou reçu les demandes des usagers transmises par le Service, le Partenaire s’engage à informer les usagers sur les conditions de traitement de leurs demandes et notamment de toute difficulté concernant la prise en compte de celles-ci.
		
	3.4	Le Partenaire s’engage à garantir la disponibilité de son service de réception des informations émanant du Service et à l’informer de toute difficulté de nature à en compromettre le bon fonctionnement.

	3.5	Le partenaire s’engage à en prendre toute disposition organisationnelle garantissant la sécurité des conditions de délivrance et de gestion des autorisations d’accès au Service délivrés aux agents qui sont sous son autorité. Il met tout en œuvre pour assurer la sécurité et la maintenance des moyens techniques engagés, qui contribuent à la bonne exécution du Service.

4.	Coût du service
		
	4.1	Les coûts d’investissement et de fonctionnement du Service sont pris en charge par le Gestionnaire du Service.
		
	4.2	Aucune participation financière n’est demandée au Partenaire. Toutefois, les coûts de traitement des informations transmises par le Service restent à sa charge.

5.	Traitement des informations
		
		Les informations transmises par le Service au Partenaire sont celles mentionnées par l’arrêté du 6 février 2006. 

6.	Comité de suivi.
		
	6.1	Rôle du Comité de suivi
		
		Afin de veiller au bon fonctionnement du Service ainsi qu’à son évolution, il est institué un comité de suivi, ci-après dénommé le Comité présidé par le Gestionnaire du Service. Le Comité a essentiellement pour rôle :
−	de veiller à la bonne exécution du Service ;
−	d’émettre les recommandations qui lui paraissent utiles pour l’évolution et la progression du Service ;
−	d’être le lieu privilégié d’échange d’informations entre tous les représentants des Partenaires du Service ;
−	de se prononcer sur l’évolution et la mise à  jour de la présente convention.

		
	6.2	Composition et fonctionnement du Comité de suivi
		
		Le Comité est composé de : 
•	deux représentants du Gestionnaire du Service,
•	deux représentants du ministère de l’intérieur et de l’aménagement du territoire
•	deux représentants du ministère de la justice
•	un représentant du ministère de l’outre mer
•	un représentant du ministère des affaires étrangères
•	un représentant de l’INSEE
•	4 représentants d’associations de communes,
•	4 représentants des communes adhérentes au service : 1 représentant des communes de moins de 2500 habitants, 1 représentant des communes dont la population est comprise entre 2501 et 10 000 habitants, et 1 représentant des communes dont la population est comprise entre 10 001 et 50 000 habitants, un représentant des communes dont la population est supérieure à 50 000 habitants.
•	toute personne que le Gestionnaire du Service jugera nécessaire ou utile d’inviter eu égard à l’ordre du jour.
Le Comité de suivi se prononce sur toutes les questions soumises à l’ordre du jour, chaque membre disposant d’une voix. 

	6.3	Convocation et ordre du jour
		
		Le Comité de suivi se réunit sur convocation de son Président au moins deux fois par an. La convocation indique l’ordre du jour ainsi que la date et le lieu de la réunion. Elle est adressée aux membres du Comité quinze jours au moins avant la date fixée pour la réunion. Le Président détermine et transmet à chaque partenaire l’ordre du jour de la réunion.
		
7.	Conditions de renouvellement et de retrait
		
	7.1	La présente convention est conclue pour une durée d’un an à compter du jour de l’inscription en ligne de la commune au téléservice. Elle se renouvelle par tacite reconduction pour la même période. Si le Partenaire souhaite se retirer du Service, il en fournit l’indication sur la plateforme accessible par internet. L’arrêt du Service est assuré par le Gestionnaire du Service, à une date convenue avec le Partenaire.
		
	7.2	En cas de manquement par une partie à l’une des obligations nées de la présente convention, non réparé dans un délai d’un mois suivant notification par lettre recommandée avec accusé de réception, la convention pourra être résiliée à l’initiative de la partie la plus diligente.